Mencocokkan pencairan dengan mutasi rekening: satu baris dana masuk untuk puluhan pembayaran, rumus yang menghubungkannya, dan empat hal yang membuat nominalnya bergeser

Satu baris dana masuk dari Kasera Pay di mutasi rekening adalah satu pencairan, bukan satu pembayaran. Cocokkan nominal baris itu dengan Nett amount di halaman detail pencairan, lalu cocokkan pencairan itu dengan pembayarannya lewat dua angka di halaman yang sama: Gross amount dan jumlah pembayaran yang ikut serta. Kalau Gross amount tidak sama dengan total bersih pembayaran yang disangka ikut, penyebabnya hampir selalu satu dari empat: sisa dari pencairan sebelumnya, potongan dana yang ditahan, pembayaran yang belum boleh ikut, atau saldo yang dibagi ke beberapa pencairan. Masing-masing dijelaskan di bawah, dengan angka.

Tiga tingkat, dan yang dicocokkan di tiap tingkat

Hubungan baris mutasi dengan pencairan adalah satu lawan satu: Nett amount adalah jumlah yang ditransfer, sampai rupiah terakhir. Hubungan pencairan dengan pembayaran adalah satu lawan banyak, dan di situlah pekerjaannya. Nama pengirim dan berita transfer di mutasi mengikuti format bank dan tidak diatur dari dashboard, jadi teks itu bukan kunci pencocokan. Kuncinya nominal dan tanggal. Referensi di halaman detail bisa disalin dengan sekali ketuk, dan itulah yang disebutkan saat menghubungi dukungan tentang satu pencairan tertentu.

Rumusnya, dengan angka

Nett amount  = Gross amount - Rp 3.000
Gross amount = jumlah amount_net pembayaran yang ikut
               + sisa dari pencairan sebelumnya
               - potongan dana yang ditahan

Contoh ilustratif sebuah toko dengan jadwal pencairan mingguan. Sejak pencairan sebelumnya, 23 pembayaran sudah settlement:

Halaman detail pencairannya menampilkan Gross amount Rp 2.079.000, Biaya pencairan Rp 3.000, Nett amount Rp 2.076.000, dan “Dari 23 pembayaran”. Di mutasi muncul satu baris Rp 2.076.000. Tiga angka, tiga tingkat, semuanya cocok. Biaya transaksinya mengikuti tarif QRIS 0,7% + Rp 250 dan Virtual Account Rp 5.000 untuk pembayaran sampai Rp 1.000.000; di atas itu tarifnya 1%, dan kalkulatornya ada di halaman biaya.

Menemukan pembayaran mana yang ikut

Bagian ini perlu dikatakan terus terang: halaman detail pencairan menyebut berapa pembayaran yang ikut, bukan yang mana, dan file CSV transaksi tidak punya kolom pencairan. Kolomnya adalah date (waktu dibuat, WIB), reference, merchant_ref, description, status, amount_gross, amount_fee, amount_net, source, dan is_test. Pembayaran yang ikut serta karena itu ditemukan lewat aturan pengambilannya:

• Pencairan terjadwal membawa semua pembayaran yang sudah Settled dan belum pernah ikut pencairan, pada saat pencairan itu terbentuk.
• Cairkan sekarang dengan nominal tertentu mengambil pembayaran utuh, mulai dari yang paling lama dibuat, sampai nominal ditambah biaya pencairan tertutup. Satu pembayaran tidak pernah dibelah.

Urutan kerjanya:

1. Ekspor CSV dari Transaksi untuk rentang yang dimulai beberapa hari sebelum pencairan sebelumnya dan berakhir pada tanggal pencairan yang sedang dicocokkan.
2. Saring status succeeded (Dibayar) dan is_test false, lalu urutkan menurut kolom date.
3. Mulai dari pembayaran pertama setelah yang sudah ditandai untuk pencairan sebelumnya, ambil sebanyak N pembayaran sesuai “Dari N pembayaran”, lalu jumlahkan amount_net.
4. Kalau jumlahnya sama dengan Gross amount, isi kolom baru bernama pencairan di setiap baris itu dengan tanggal dan Nett amount pencairannya. Baris yang sudah bertanda tidak disentuh lagi pada pencocokan berikutnya.
5. Kalau tidak sama, selisihnya dicari di bagian berikut.

Urutan waktu dibuat adalah titik awal, bukan jaminan. Pembayaran yang dibuat lebih dulu bisa settlement lebih belakangan, misalnya yang dibayar menjelang akhir pekan, dan saat pencairan terbentuk statusnya di kolom Settlement daftar Transaksi masih Diproses. Pembayaran seperti itu melompat ke pencairan berikutnya.

Empat penyebab Gross amount tidak sama dengan jumlah pembayaran

1. Sisa dari Cairkan sekarang sebelumnya. Misalkan saldo berisi pembayaran QRIS Rp 50.000 yang masing-masing bersih Rp 49.400, dan pemilik meminta Cairkan sekarang Rp 500.000. Yang harus tertutup adalah Rp 503.000. Sepuluh pembayaran baru Rp 494.000, jadi yang diambil sebelas, Rp 543.400. Yang ditransfer tepat Rp 500.000, detailnya menulis “Dari 11 pembayaran”, dan sisa Rp 40.400 tidak hilang: sisa itu ikut pencairan berikutnya. Akibatnya Gross amount pencairan berikutnya Rp 40.400 lebih besar daripada jumlah amount_net pembayarannya sendiri. Catat sisa ini saat mencocokkan pencairan yang membuatnya, supaya tidak dicari-cari seminggu kemudian.

2. Potongan dana yang ditahan. Kasera bisa menahan dana satu pembayaran tertentu, dengan alasan tertulis di halaman detail transaksi itu dan baris Ditahan di halaman Pencairan. Kalau pembayaran itu sudah terlanjur ikut pencairan, jumlah yang sama dipotong dari pencairan berikutnya, lalu dikembalikan pada pencairan sesudah dananya dilepas. Hasilnya dua pencairan yang bergeser ke arah berlawanan: satu lebih kecil, satu lebih besar, dengan selisih yang sama persis.

3. Pembayaran yang belum boleh ikut. Pembayaran yang masih Diproses di kolom Settlement belum bisa dicairkan. Pembayaran di atas Rp 1.000.000 pada akun yang masih baru menunggu konfirmasi pembeli, atau sehari setelah tanggal pengiriman lewat tanpa laporan, sebelum boleh ikut. Kalau akun memakai masa tahan, halaman Pencairan menyebutkan lamanya. Ketiganya tidak hilang dari hitungan, hanya pindah ke pencairan yang lebih belakangan.

4. Saldo yang dibagi. Saldo di atas maksimum per pencairan, yang secara default Rp 100.000.000, dibagi menjadi beberapa pencairan, masing-masing dengan biaya Rp 3.000 dan baris mutasinya sendiri. Jarang terjadi pada usaha kecil, tetapi menjelaskan dua baris berdekatan yang masing-masing terasa “kurang”.

Satu hal lagi yang bukan selisih tetapi sering disangka selisih: rekening pencairan yang sama menerima pencairan untuk semua bisnis milik pemilik yang sama. Toko dan jasa yang didaftarkan sebagai dua bisnis menghasilkan dua baris di satu mutasi, dan masing-masing dicocokkan dari halaman Pencairan bisnisnya sendiri.

Baris yang ditunggu tetapi tidak muncul

Menurut dokumentasi pencairan, pencairan dikirim Senin sampai Sabtu pukul 13.00 sampai 14.00 WIB dan tidak ada pengiriman pada hari Minggu. Pencairan yang terbentuk setelah jam kirim hari Sabtu karena itu baru muncul di mutasi hari Senin, dan pencocokan akhir bulan perlu memperhitungkan pencairan yang terbentuk di bulan ini tetapi tercatat di mutasi bulan berikutnya. Jadwal, ambang Rp 13.000, dan penyebab pencairan dijeda dibahas lengkap di panduan pencairan dana.

Mencatatnya di buku

Setiap pencairan dicatat sebagai satu pemindahan, bukan sebagai pendapatan baru:

Bank                            Rp 2.076.000  (debit)
Biaya pencairan                 Rp     3.000  (debit)
  Saldo di penyedia pembayaran  Rp 2.079.000  (kredit)

Pendapatannya sudah dicatat saat pembayaran Dibayar, sehingga pencairan hanya memindahkan uang dari saldo di penyedia pembayaran ke bank. Pada akhir bulan, dua pemeriksaan menutup lingkarannya: jumlah Nett amount semua pencairan Dicairkan sama dengan jumlah baris Kasera Pay di mutasi bulan itu, setelah pencairan yang menyeberang tanggal dipindahkan; dan saldo akun “Saldo di penyedia pembayaran” bisa dijelaskan seluruhnya oleh angka di halaman Pencairan: yang siap dicairkan, yang masih diproses bank, dan yang ditahan. Akun-akun bukunya dijelaskan di panduan mencatat biaya transaksi untuk pembukuan, dan penutupan harian yang mendahului pencocokan ini ada di panduan rekonsiliasi harian toko online.

Pertanyaan yang sering muncul